De factuur voor 2020, de jaarvergadering 2020…

Hoewel we nog in november zitten, worden de eerste voorbereidingen voor de jaarvergadering al getroffen. Maandagavond 10 februari 2020 19.30 uur in één van de zalen van de Ontmoetingskerk. Nader nieuws, de uitnodiging, de agenda volgen uiteraard.

Overigens, de facturen voor het nieuwe tuinjaar 2020 worden aan het eind van deze maand november verzonden! We vragen iedereen die factuur binnen de daarvoor gestelde termijn ( 30 dagen) te voldoen. Mocht je tot de conclusie zijn gekomen dat het tuinieren teveel tijd/moeite/energie kost, of welke andere reden er dan dan ook is, en dat je wilt stoppen: laat ons dat dan vóór eind november schriftelijk of per mail weten.

AVG – wat doen we met de persoonsgegevens?

In de jaarvergadering van 2019 hebben we het reglement persoonsgegevens vastgesteld. Hierin wordt duidelijk wat we doen met de gegevens die we vragen van de leden, hierin wordt ook duidelijk wie toegang heeft tot welke gegevens. Hieronder volgt de volledige tekst.

 Om welke gegevens gaat het? Waarom worden ze bewaard? Hoe worden ze opgeslagen?  Hoe zijn de gegevens beveiligd.?  Wie is verantwoordelijk voor het beheer van de data( = gegevens)?  Wie heeft toegang tot die data?  Aan wie wordt informatie verstrekt?  Wat is daarvoor de procedure ?

OM WELKE GEGEVENS GAAT HET? 

Naam met voornaam/voorletters (a) Straatnaam + huisnummer (a) Postcode + woonplaats (a)  Telefoonnummer (b) Email adres (b)  Tuinnummer (c) Lid nummer (c)  Bankgegevens (d) Incassogegevens (d) 

WAAROM WORDEN DE GEGEVENS BEWAARD? 

o De gegevens (a) t/m (d) zijn de basis voor de administratie van de vereniging. Bedoeld om informatie te versturen via de post en/of mail, o contact te kunnen leggen via de telefoon, o tuinders te kunnen traceren, o rekeningen te kunnen sturen en o individuele contacten te kunnen leggen tussen bestuur en leden. 

Bankgegevens (d) zijn nodig om betalingen van huur en anderszins te kunnen innen, borgsommen te kunnen terugbetalen

HOE LANG WORDEN GEGEVENS BEWAARD? 

o De gegevens worden na opzegging of afloop van de huurovereenkomst nog 1 jaar bewaard om verrekeningen van borgsommen te kunnen uitvoeren, en contact te kunnen hebben n.a.v. op de tuin aanwezige opstallen, materialen, beplanting etc.

WIE BEHEERT DE GEGEVENSBESTANDEN? 

o De gegevens onder (a) t/m (d) worden beheerd door de secretaris. 

HOE ZIJN DE GEGEVENS BESCHERMD/BEVEILIGD? 

o De gegevens onder (a) t-m (d) zijn ondergebracht in Google-drive  documenten. o Voor de softwarematige beveiliging volgen we de beveiliging van Google. o Voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen nieuwe documenten aanmaken, waarbij zij anderen toestemming kunnen geven deze gegevens in te zien (leesrecht), dan wel te bewerken ( schrijfrecht). 

WIE HEEFT ER TOEGANG TOT DE GEGEVENS? 

o Bestuursleden hebben toegang tot (a) t/m (c). o De penningmeester heeft toegang tot (d) o De leden van de commissie van beheer hebben toegang tot a) t/m c) 

WAT IS DE PROCEDURE ALS LEDEN OF DERDEN GEGEVENS UIT HET LEDENBESTAND OPVRAGEN? 

o Bestuursleden kunnen in kleiner verband ( werkgroepen, commissies die onder hun specifieke taak vallen) de gegevens (a) t/m (c) beschikbaar stellen aan de leden van voornoemde commissies of werkgroepen. o Leden kunnen op verzoek bij het bestuur gegevens onder (a) t/m ( c) verkrijgen, echter niet als lijst. o Derden kunnen op een met reden omkleed verzoek om informatie de gegevens (a) t/m (c) ter beschikking krijgen, alleen dan wanneer het gaat om voor de leden interessante onderwerpen, zulks ter beoordeling van het bestuur. 

UITVOERINGSPROCEDURE 

o Alle huidige leden worden eenmalig over het bovenstaande geïnformeerd. o Nieuwe, toekomstige leden wordt er op gewezen dat hun gegevens worden opgenomen in de ledenlijst, met de condities zoals hierboven beschreven. o De huidige ledenlijsten, en oudere bestanden worden doorgenomen en alle overbodige, c.q. niet relevante gegevens worden verwijderd. Oude, nog bestaande ledenlijsten worden vernietigd. o Deze nieuwe regeling wordt in het Huishoudelijke Reglement opgenomen  en als zodanig vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 11-02- 2019.

Het bestaande HHR zal zo nodig worden aangepast. 

Uitwerking Algemene Verordening Gegevensbescherming Gelderse Hout 2018